Thông tư 68/2019/TT-BTC chính thức có hiệu lực từ ngày 14/11/2019. Tuy nhiên, ngay cả khi Thông tư 68 có hiệu lực, thì các doanh nghiệp vẫn sử dụng hóa đơn điện tử theo các văn bản quy phạm pháp luật cũ; và các văn bản pháp luật này cũng sẽ có hiệu lực thi hành đến hết ngày 31/10/2020. Vậy, khi nào doanh nghiệp có thể sử dụng hóa đơn điện tử theo Thông tư 68/2019/TT-BTC?
Doanh nghiệp hoàn toàn có thể chuyển sang sử dụng hóa đơn điện tử theo Thông tư 68/2019/TT-BTC khi:
– Doanh nghiệp sẵn sàng muốn dùng HĐĐT theo TT68 (Bởi TT32 vẫn còn hiệu lực đến hết 31/10/2020 ghi tại điều 26 và 27 của TT68)
– Nhà cung cấp hóa đơn điện tử đáp ứng đủ điều kiện theo điều 23, 24 và điều 25 của TT68. (DN cung cấp hóa đơn điện tử ký hợp đồng cung cấp dịch vụ hóa đơn điện tử giữa Tổng cục Thuế và tổ chức cung cấp dịch vụ hóa đơn điện tử)
– Điều 16 của TT68. Chuyển dữ liệu hóa đơn điện tử đến cơ quan thuế
Người bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ sử dụng hóa đơn điện tử không có mã của cơ quan thuế có trách nhiệm chuyển dữ liệu hóa đơn điện tử đã lập đến cơ quan thuế qua Cổng thông tin điện tử của Tổng cục Thuế (chuyển trực tiếp hoặc gửi qua tổ chức cung cấp dịch vụ hóa đơn điện tử).
Bên cạnh việc chuẩn bị cơ sở vật chất, nguồn nhân lực đáp ứng các điều kiện theo quy định, các doanh nghiệp cần tìm hiểu và lựa chọn được nhà cung cấp phần mềm hóa đơn điện tử đáp ứng được các điều kiện theo quy định của Thông tư 68. Cụ thể:
Về chủ thể: Có kinh nghiệm trong việc xây dựng giải pháp công nghệ thông tin và giải pháp trao đổi dữ liệu điện tử giữa các tổ chức, cụ thể:
– Có tối thiểu 05 năm hoạt động trong lĩnh vực công nghệ thông tin.
– Đã triển khai hệ thống, ứng dụng công nghệ thông tin cho tối thiểu 10 tổ chức.
– Đã triển khai hệ thống trao đổi dữ liệu điện tử giữa các chi nhánh của doanh nghiệp hoặc giữa các tổ chức với nhau.
Về tài chính: Có cam kết bảo lãnh của tổ chức tín dụng hoạt động hợp pháp tại Việt Nam với giá trị trên 5 tỷ đồng để giải quyết các rủi ro và bồi thường thiệt hại có thể xảy ra trong quá trình cung cấp dịch vụ.
Về nhân sự:
– Có tối thiểu 20 nhân viên kỹ thuật trình độ đại học chuyên ngành về công nghệ thông tin, trong đó có nhân viên có kinh nghiệm thực tiễn về quản trị mạng, quản trị cơ sở dữ liệu.
– Có nhân viên kỹ thuật thường xuyên theo dõi, kiểm tra 24h trong ngày và 7 ngày trong tuần để duy trì hoạt động ổn định của hệ thống trao đổi dữ liệu điện tử và hỗ trợ người sử dụng dịch vụ hóa đơn điện tử.
Về kỹ thuật:
– Có hệ thống thiết bị, kỹ thuật, quy trình sao lưu dữ liệu tại trung tâm dữ liệu chính theo quy định tại mục d, khoản 1 Điều 32 của Nghị định số 119/2018/NĐ-CP.
– Có hệ thống thiết bị, kỹ thuật dự phòng đặt tại trung tâm dự phòng cách xa trung tâm dữ liệu chính tối thiểu 20km sẵn sàng hoạt động khi hệ thống chính gặp sự cố.
– Kết nối trao đổi dữ liệu hóa đơn điện tử với cơ quan thuế phải đáp ứng yêu cầu:
+ Kết nối với cơ quan thuế thông qua kênh thuê riêng hoặc kênh MPLS VPN Layer 3, gồm 1 kênh truyền chính và 2 kênh truyền dự phòng. Mỗi kênh truyền có băng thông tối thiểu 10 Mbps.
+ Sử dụng dịch vụ Web (Web Service) hoặc Message Queue (MQ) có mã hóa làm phương thức để kết nối.
+ Sử dụng giao thức SOAP để đóng gói và truyền nhận dữ liệu
Khi không ký được giấy nộp thuế điện tử thì phải xử lý như thế nào?